Por: María de Lourdes López Salas

Los archivos no relumbran, pero son minas de oro: Ángeles Magdaleno

Durante las discusiones y el análisis de la gran reforma al artículo 6° constitucional del 2014 en materia de acceso a la información, hubo datos revelados por organizaciones de la sociedad civil que señalaron entre otros aspectos, la necesidad de legislar sobre la organización y conservación de los archivos.

En el marco de ese gran análisis nacional y de la reforma a la Constitución del referido artículo se especificó de manera puntual en lo relativo a los archivos lo siguiente en el apartado A fracción I:

1. Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y bases:
2. … Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, la ley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información.

De lo anterior se desprende que todas las dependencias públicas obligadas por la Constitución deberían tener los documentos que acreditarán el ejercicio de sus facultades, competencias y funciones.

La misma Constitución dentro del artículo 6° se incluyó la fracción V que a obligaba a la preservación de los documentos bajo la siguiente disposición: V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos.

De todo lo anterior, es que la Cámara de Senadores expidió tres leyes generales: Ley de Transparencia y Acceso a la Información (2015) Ley de protección de datos personales en posesión de los sujetos obligados y Ley de Archivos (2018).

El fortalecimiento de la cultura archivística se venido dando de manera progresiva en nuestro país, debido a que todo lo relativo a la preservación y conservación de los documentos archivados había sido poco reconocido, incluso en el sector público enviar a un servidor público al área de archivos aún sigue considerándose como un “castigo”.

Lo anterior no debería tener esa connotación, ya que en estos tiempos tener ordenados, archivados y conservados los documentos es una condición indispensable para darle vigencia al derecho de acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas.

En el país y en el estado se están dando los primeros pasos para atender lo señalado en la Ley General de Archivos, ya que se requiere de recursos económicos, la capacitación que es sustantiva para poner en marcha lo mandatado por la legislación y sobre todo una gran voluntad para llevar a cabo todas esas tareas pendientes.

Al igual que la instrumentación de las leyes de transparencia y de protección de datos personales, la legislación de archivos será paulatina en el avance ya que es un tema totalmente técnico y especialización.

En la época que estamos viviendo, los documentos representan la memoria histórica y el trabajo de las instituciones públicas; es la preservación de las acciones que permiten realizar las tareas con transparencia y rendir cuentas a la sociedad que cada vez es más exigente, pero a la vez pueden convertirse en elementos sustantivos para acceder a otros derechos.

Twitter: @lululopezsalas